07/10/2020

Problemas no orçamento? Veja 6 Planilhas Financeiras para Sair do Vermelho






Existem 2 motivos pelos quais o dinheiro de uma empresa pode acabar levando-a ao temível "vermelho". 

O primeiro é quando passa a entrar menos dinheiro, ou seja, menos vendas. O segundo é quando passa a sair mais dinheiro, ou seja, mais gastos.

Nem sempre controlamos as vendas, pois podemos estar vivendo um período de externalidade negativa, por isso, quando a empresa já está no vermelho, eu prefiro pensar no outro lado da questão: os gastos elevados. Falaremos sobre eles hoje, a parte que podemos controlar para sair do vermelho.

A chave para entender como tirar a empresa do vermelho é saber porque ela chegou nessa situação. A partir da experiência da LUZ em anos de consultoria, podemos afirmar que há 3 grandes motivos que levam uma empresa a ter prejuízos crônicos: 
  • Má Visualização do Fluxo de Caixa.
  • Baixa Lucratividade.
  • Inexistência de Controle ou Disciplina Financeira.
Logo abaixo, falaremos sobre estes 3 tópicos e sobre como contorna-los com as seguintes planilhas: 
  1. Planilha de Fluxo de Caixa.
  2. Planilha de Contas a Pagar.
  3. Planilha de Contas a Receber.
  4. Planilha de Ponto de Equilíbrio.
  5. Planilha de Orçamento Empresarial.
  6. Planilha de Controle Financeiro Completo.
1. Má visualização do fluxo de caixa

Parece até difícil de acreditar, mas ainda há muitos empreendedores que controlam suas entradas e saídas em um caderno, ou sequer controlam.

Quando a empresa carece de um fluxo de caixa simplório, ela não sabe se está ganhando o jogo nem no curto, nem no longo prazo. Ou seja, ficar no azul é mera questão de sorte.

O mínimo que uma planilha de fluxo de caixa deve oferecer é: saldo inicial + entradas – saídas = saldo final. O gestor financeiro deve visualizar e analisar isso por dia, semana ou mês, dependendo do tamanho da operação.

A primeira ferramenta para sair do vermelho é a Planilha de Fluxo de Caixa. 

Não adianta ficar no azul momentaneamente se você tem mais contas a pagar do que contas a receber no futuro.

Até porque você pode estar no azul justamente por ter atrasado seus fornecedores ou por ter recebido um adiantamento de clientes.

Existem duas formas de ver o seu fluxo de caixa: 1) caixa – quando as transações de fato saem ou entram no caixa da empresa; 2) competência – quando as transações são fechadas.

Portanto, as vezes o seu dinheiro está no caixa, mas ele já está comprometido com transações fechadas.

Por isso é preciso sempre estar olhando para suas Contas a Pagar e para suas Contas a Receber, para saber o que vem pela frente no curto prazo e planejar minimamente para os próximos 2 meses, pelo menos.

A segunda ferramenta para sair do vermelho é a Planilha de Contas a Pagar.

A terceira ferramenta para sair do vermelho é a Planilha de Contas a Receber

2. Baixa lucratividade

Para que uma empresa fique no azul, é crucial que seus gestores saibam a diferença entre fluxo de caixa e lucratividade.

A lucratividade mostra se sua operação é rentável, ou seja, se os custos para produzir aquele produto ou serviço geram lucro positivo no final das contas. Há geralmente dois problemas que levam a uma lucratividade baixa. 

O primeiro são os custos elevados. Temos como custos diretos a matéria-prima (tecido, estampa, embalagem, etc), impostos sobre a receita e possíveis comissões sobre a venda.

Para uma camisa a mais vendida, eu preciso comprar, ter em estoque ou pagar os itens citados, mas eu não preciso aumentar minha equipe, meu escritório ou os salários.

De cara, é preciso entender qual a margem de contribuição cada camisa me deixa, ou seja, pagando os custos diretos, quanto sobra para pagar os custos fixos e gerar meu lucro.

Portanto, revise sempre seus custos diretos e veja se você teve perda de margem nos últimos períodos.

É muito comum o empresário reclamar de um aluguel que aumenta mil reais, quando o que faz a diferença são aqueles 10 centavos que o fornecedor aumentou em uma matéria-prima.

A quarta ferramenta para te ajudar a sair do vermelho é a Planilha de Cálculo de Ponto de Equilíbrio, que também vai te ajudar com esse cálculo de Margem de Contribuição. 

O outro problema é uma Precificação mal feita. Quando você tem um produto ou serviço sem muitos diferenciais em termos de percepção de valor, o mercado vai definir o seu preço. Você não poderá ficar muito acima dos seus concorrentes, caso queira continuar vendendo.

O problema disso é que as vezes seus fornecedores vão reajustar preços e você nem sempre poderá repassar para seus clientes. 

Fique sempre atento ao seu ponto de equilíbrio que é a quantidade de unidades que você precisa vender em um mês para ficar no zero a zero pagando custos diretos e fixos.

Se um fornecedor reajustar preços calcule seu novo ponto de equilíbrio e veja se ainda é viável alcança-lo com seus canais atuais de venda. Não se esqueça da Planilha de Cálculo de Ponto de Equilíbrio para te ajudar nessa tarefa. 

3. Inexistência de controle e disciplina financeira

O grande problema da pequena empresa é que ou as pessoas têm liberdade para contrair novos gastos, ou quem planeja os gastos é a mesma pessoa responsável por aprova-los.

Quando isso ocorre, serão sempre aprovados. Todas as ideias que eu tenho são geniais para mim, mas eu preciso que alguém me diga não ou me faça refletir sobre elas para que eu não gaste meu tempo e dinheiro em projetos infundados. Por isso é importante definir limites claros. 

O orçamento financeiro serve justamente para definir os limites de gastos para cada categoria de conta. Para ter uma cultura de orçamento na empresa.

Não adianta nada ter um documento bonito de orçamento e não segui-lo para nada nem esquecer de replaneja-lo mês a mês ou em períodos mais longos, dependendo da maturidade da empresa. 

Na opinião da equipe da LUZ a melhor forma de fazer um orçamento é: definir metas a partir do passado e separar as contas de forma a chegar nessas metas com a ajuda do responsável de cada área.

É bom sempre lembrar que se uma pessoa se sente responsável pelo orçamento vira uma parceira do gestor da empresa na implementação da cultura. Se o orçamento é imposto, o gestor passa a ser o "chefe malvado".

A quinta ferramenta que vai tirar sua empresa do vermelho é a Planilha de Orçamento Empresarial Financeiro.

Há ainda a possibilidade de integrar todos os controles citados, com exceção do ponto de equilíbrio ao fluxo de caixa.

A LUZ oferece esta possibilidade através da Planilha de Controle Financeiro Completo e esta é a sexta ferramenta para te tirar do vermelho. 

Recapitulando

Essa é a lista das 6 Planilhas que vão te tirar do vermelho. Todas foram citadas nesse texto e você pode conferir mais delas clicando nos links abaixo.

Também coloquei uma sugestão de pacote de planilhas com a maioria das planilhas citadas nesse post e mais algumas outras que te ajudarão a controlar o seu financeiro: 
  1. Planilha de Fluxo de Caixa.
  2. Planilha de Contas a Pagar.
  3. Planilha de Contas a Receber.
  4. Planilha de Ponto de Equilíbrio.
  5. Planilha de Orçamento Empresarial.
  6. Planilha de Controle Financeiro Completo.
  7. Sugestão - Pacote de Planilhas de Finanças Empresariais.
Obrigado pela sua atenção. Espero realmente ter te ajudado!

Um grande abraço,

Daniel Pereira
Presidente da LUZ 




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